Si quieres cumplir con la normativa de protección de datos, la destrucción de documentos es fundamental. La correcta destrucción de estos no es solo una cuestión de cumplimiento de la ley, sino que también es un motivo de seguridad documental y motivos económicos.
Además, una destrucción periódica de la documentación te ayudará a una mejor organización y optimización del espacio.
Destrucción de documentos ¿Cuáles?
El RGPD exige que las empresas o entidades que tengan acceso o datos personales deben demostrar que los datos han sido conseguidos legítimamente. Además, la ley también exige que cuando se haya cumplido la prestación objeto del contrato entre la empresa y el cliente, se deben destruir o devolver a los propietarios los documentos.
Si se realiza una correcta destrucción de documentos confidenciales y profesionales, evitamos que terceros no autorizados puedan acceder a ellos para su manipulación o reconstrucción.
Los principales documentos que deben destruirse una vez ya no tengan uso son mayoritariamente: currículums, facturas, listas de clientes, presupuesto, registros de seguridad social, informes médicos, nóminas, inventarios, solicitudes de empleo, declaraciones de impuestos, contratos, informes de recursos humanos, declaraciones de impuestos y muchos más.
Beneficios de la destrucción de documentos
Además del cumplimiento de la normativa vigente, destruir los documentos de tu empresa periódicamente también aporta muchos otros beneficios.
El primero de los beneficios de la destrucción documental es que ahorras espacio. La acumulación de documentos, más allá de hacer más propensa la pérdida de información, también ocupa espacio. La destrucción de documentos te permitirá optimizar tu espacio y aumentar la eficiencia en el momento de buscar la información necesaria.
El segundo de los beneficios es la seguridad. Los documentos destruidos no son susceptibles a ser recuperados por terceros y ser utilizados para otros fines que puedan afectar a la empresa.
En tercer lugar, también está un factor medioambiental. Un correcto reciclaje de los documentos, qué no son útiles, no solo ayudará a tu empresa, sino también ayudarás al planeta.
Otro beneficio es el control de la información. Un control periódico de los archivos que se destruyen también ayuda a la gestión de información de la empresa. Si se controla lo que se destruye, se controla la información que se posee. El proceso de destrucción de documentos es también un proceso de gestión empresarial.
¿Cómo destruir correctamente tus documentos?
Los documentos deben destruirse correctamente para asegurar que no se pueden recuperar a posteriori. La mejor manera de asegurarse que su recuperación es imposible es contar con una empresa especializada en la destrucción de documentos y archivos.
Contando con profesionales para realzar el trabajo, te aseguras de que la destrucción se ha realizado correctamente, ahorrándote así futuras preocupaciones o problemas legales derivados de una mala gestión.
Ventajas de trabajar con un colaborador externo
Contar con una empresa de gestión de residuos para este proceso ofrece varias ventajas respecto a hacerlo de manera interna en tu empresa:
- Asegura que se cumple la normativa vigente. Los profesionales de gestión de residuos entregan certificados de destrucción de documentos, de manera que tu empresa no se tenga que preocupar por si se está cumpliendo la ley.
- Menos responsabilidad. Aparte de una gestión profesional, en caso de un fallo en el proceso, la responsabilidad recaerá sobre la empresa de gestión de residuos contratada.
- Eficiencia. Destruir documentos de manera interna, implica que un trabajador o trabajadora tenga que realizar la tarea cuando podría estar trabajando en su campo. Una correcta cadena de gestión hará que lo único que tenga que hacer el trabajador o trabajadora de su empresa sea depositar los documentos en el contenedor correcto.
Destrucción de documentos en Externa Grup
Dentro de la división de Transporte y Gestión de Residuos, Externa Grup ofrece un servicio especializado para la destrucción de documentos confidenciales. Este sistema el número destruirla C-DOC.
Este sistema de destruirlo C-DOC impone la trituración de los documentos en partículas, según Nivel 3-4 de la norma DIN 32757. Esta destrucción se produce en las instalaciones del Gestor Homologado, donde se disponen de diferentes molinos y destructoras certificadas, con capacidad de destrucción de 1.450 kg / h.
Según las necesidades de nuestros clientes, depositamos contenedores especiales de seguridad en sus instalaciones, para poder verter los documentos de forma controlada.
Además, en todo momento facilitamos a nuestros clientes un certificado de destrucción de los documentos, para garantizar la correcta trazabilidad del residuo.
